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venerdì 9 agosto 2013

Evernote parte V: il metodo. (Smartphone-Tablet)





Dopo aver parlato di Evernote e altre applicazioni che vanno a integrarsi con essa, voglio affrontare un aspetto che non si puo' non considerare nell' analisi di un' app fatta per organizzare appunti e note : quale metodo usare per organizzare al meglio tutto quello che si ha in archivio?


Io sono un grande 'fan' delle note e degli appunti sin dal tempo della scuola; magari avessi avuto in quegli anni strumenti avanzati e potenti come quelli che abbiamo a nostra disposizione oggi! 

Con l' avvento degli smartphones poi (e ora con i Tablet), piu' che con i PC a dire il vero, ho cominciato a digitalizzare le note e gli appunti cartacei mediante applicazioni software, rudimentali all'inizio ma già adatte allo scopo. 

I miei primi smartphone sono stati i Symbian della Nokia per passare con soddisfazione prima a Windows Mobile e poi al SO di Google a cui ho dedicato questo blog: con questi ho sperimentato un gran numero di apps per le mie note finche' un giorno mi sono imbattuto in Evernote! 


All' inizio, sinceramente, non avevo capito come sfruttare a pieno le sue potenzialita' ma intuii in qualche modo che finalmente avevo trovato il software perfetto per le mie esigenze.

A onor del vero non fu proprio un colpo di fulmine, nonostante avessi in qualche modo intuito la sua forza non riuscii da subito a 'imbrigliarla' e per un breve periodo mi sono affidato a 'Springpad' per ritornare poi felicemente e definitivamente a Evernote.

Come dicevo piu' sopra, sono anni che memorizzo note di ogni genere, molte di esse sono letteralmente 'cresciute' con me, col risultato, ad un certo punto, di averne talmente tante da uscire pazzo alla sola idea di cercarne qualcuna in particolare: centinaia di note, molte delle quali non piu' utili, in un unico calderone completamente disorganizzato e confuso. 

Ovviamente ero sicuro di non aver perso qualche idea e/o nota preziosa ma trovare e consultare velocemente una di esse al bisogno era un' impresa colossale rendendo, di fatto, inutile avere un archivio del genere : cosa fare? 


In primis, ho cominciato a sfruttare i taccuini messi a disposizione da Evernote, un bel passo avanti ma non sufficiente perche' all' interno di essi vi erano ancora troppe note facendomi perdere troppo tempo per cercare velocemente quanto mi serviva; 


in secundis, ho aggiunto i TAG con i quali ho etichettato le note per argomento rendendo la ricerca nel mio archivio senz' altro piu' efficiente e veloce.


Ero felice come una pasqua, ma è durato poco: per le mie esigenze di allora avevo finalmente sistemato l' archivio, reso anche piu' snello eliminando le note ormai inutili, ma una volta iniziata la mia attivita' di blogger l' organizzazione in taccuini e tag si rivelo' insufficiente; per redigere i miei post, infatti, 'raccoglievo' in breve tempo moltissimo materiale e della natura piu' disparata come immagini pronte all'uso, testo, bozze, revisioni di testo, immagini da elaborare, appunti vocali e molto altro ancora e il semplice fatto di archiviarli e etichettarli non mi aiutava molto nell' organizzazione del lavoro vero e proprio sul blog per cui decisi di cambiare nuovamente metodo andando oltre la mera archiviazione razionale, ma come?


Grazie al web mi sono venuti in aiuto molti siti e blogs sull' argomento e in particolar modo EVERNOTE ITALIANOIL TEMPO DOMATO e ITALIANS EVERNOTE, con bellissimi esempi di user story e descrizioni di vari metodi di gestione dei dati fra cui uno che attiro' subito la mia attenzione: il metodo GTD .

GTD? Cosa c'entra la Golf GTD? potreste pensare voi e in effetti la gloriosa Golf turbodiesel degli anni novanta non c'entra nulla perche' GTD e' un acronimo inglese che sta per 'Getting Things Done', in italiano piu' o meno 'Detto, fatto!', un sistema di gestione del tempo creato da David Allen per ottimizzare il flusso lavorativo (workflow) per un progetto: "Getting thinghs done" è il titolo del suo libro, bestseller, tradotto in italiano con il titolo "Detto, fatto!" 

A parte le battute, questo metodo ha avuto molto successo, pensate che GTD e' ora un marchio registrato, ed e' stato adottato da moltissime persone/aziende nel mondo: ma di cosa si tratta precisamente? 

Provero' a spiegarlo nel miglior modo possibile facendo presente che ne sono venuto a conoscenza pochissimo tempo fa per cui perdonatemi qualche eventuale inesattezza (se cosi' fosse vi prego di segnalarmela usando il form apposito sul blog).

Generalmente, quando ci si prefigge il raggiungimento di un obbiettivo, si hanno moltissime idee in testa e una sorta di lista di cose da fare seguendo la quale si dovrebbe arrivare alla meta agognata; ovviamente il tutto e' costellato da una serie di scadenze, cose da fare e compiti, a volte, da delegare e il tutto rigorosamente da tenere a mente. 

David Allen sostiene che per centrare il nostro obbiettivo (realizzare il progetto) dobbiamo essere presenti a noi stessi e avere tutta la potenza di calcolo del nostro cervello dedicata ai vari step del flusso di lavoro, senza essere 'distratti' dalle cose da dover ricordare inerenti il processo lavorativo e la propria vita privata. 

Proprio questo e' il punto focale del suddetto metodo (almeno per quello che ci interessa) e cioe' il demandare le cose da ricordare (che sono veramente tante in un workflow e nella vita quotidiana) a una qualche 'memoria esterna' e concentrarci sulle cose da fare, passo dopo passo, per raggiungere l'obbiettivo finale.

Evernote si presta perfettamente a questo tipo di compito e probabilmente e' l' applicazione regina per il metodo GTD, presa come esempio di applicativo per antonomasia in qualsivoglia sito/blog o corso che tratta di gestione del flusso di lavoro per un progetto. 

Mi preme anche far notare una cosa importante e cioe' che a mio modo di vedere non esiste un metodo universale per svolgere un determinato compito ma, piu' verosimilmente, tanti metodi quante sono le persone che si applicano a un dato progetto: quello che va bene per me non per forza deve andar bene per te e viceversa; fortunatamente siamo tutti diversi, con diverse sensibilita' e attitudini e ognuno rende il massimo seguendo metodologie diverse e adatte al proprio modo di essere. 

Si tratta semplicemente di trovare tra i criteri da adottare, quelli che meglio si conformano al nostro modo di pensare/agire e, se non bastasse, aggiungerci del nostro plasmandole il più possibile su di noi per ottenere i migliori risultati con il minor spreco di energie.

A questo ragionamento ci sono arrivato con l' inizio della mia attivita' amatoriale di blogger per le ragioni esposte sopra e ho approcciato la questione, forse esagerando, da un punto di vista semi professionale rendendomi presto conto pero' che applicandolo anche ad altre attivita' meno seriose potevo avere dei vantaggi innegabili e mi riferisco, per quel che mi riguarda, all' organizzazione dei viaggi e del mio tempo libero (in verita' anche le bollette, fatture e documenti vari della gestione familiare sono gestiti in questa maniera).

         COME USO EVERNOTE ALLA LUCE DEL "GTD"



I principi essenziali del Getting Things Done (ringrazio ancora  'Il tempo domato' che vi consiglio di andare a visitare qualora l'argomento sia di vostro interesse) possono essere schematizzati in:


-RACCOGLIERE;



-ESAMINARE;



-ORGANIZZARE;



-PIANIFICARE;



-AGIRE;



-RIVEDERE.


Dobbiami sempre tenere presente questi punti perche' scandiranno il nostro processo lavorativo.

Assodato, ormai, che sono un note-dipendente, durante la giornata mi capita sovente di annotare molte cose di diversa natura: per farlo uso lo smartphone, il tablet, il pc del lavoro, il portatile di casa insomma qualsiasi strumento connesso a internet o meno che io abbia tra le mani; 
mi capita di archiviare i tweet che ritengo importanti, le e-mail lavorative e non, qualora mi possano essere utili a qualche scopo, immagini, note vocali, note testuali ecc.... e tutto questo flusso di dati finisce nel taccuino principale di Evernote. (RACCOGLIERE)

N.B. Non perdo tempo, al momento  della creazione di queste note, nel taggarle o smistarle nei rispettivi taccuini; le annoto al volo e basta, demandando l'organizzazione delle stesse a un momento successivo.

Mi sono reso conto, poi, che posticipare l'organizzazione non ha effetti benefici solo sull'ottimizzazione del tempo ma anche sulla qualità dell'organizzazione stessa: essendo passato un certo lasso di tempo dal momento della creazione della nota a quello della sua 'destinazione d'uso finale' riesco a essere più 'lucido' nell'esaminarla, evitando così di archiviare cose inutili che vanno solo ad incrementare il volume dei dati memorizzati.

Seguendo il consiglio de 'Il tempo domato', ho rinominato il taccuino principale di Evernote in INBOX con l' idea di rendere subito evidente la sua funzione primaria e cioe' essere il 'luogo' dove confluiscono tutte le informazioni che intendo memorizzare. 

Ogni sera, se posso, dedico un po' di tempo a ESAMINARE quanto confluito in Inbox decidendo (ORGANIZZARE) cosa eliminare, cosa tenere e come archiviarlo per usi futuri, foto 1, taggando, smistando nei vari taccuini e laddove necessario aggiungendo i promemoria per ricordarmi da fare una determinata cosa in un determinato momento.


(PIANIFICARE) (AGIRE)

In questa fase di 'esamina' del materiale contenuto in INBOX, ovviamente, mi capita di trovare anche delle note relative ad attivita' che posso svolgere nell'immediatezza perche' non richiedono molto tempo e/o impegno per cui evadendole subito le cestino passando alle successive.

Per il workflow inerente il blog, il materiale che decido possa essere utile per il post che sto scrivendo lo archivio, foto 2: (AGIRE)

-nel taccuino 'FARE' con il tag #blog + un altro specifico a seconda se trattasi di immagini da modificare '#modificare', da trattare con Skitch '#Skitch', siti da consultare con '#consultare' e cosi' via; 

-nel taccuino 'POSTx' se la nota non necessita di ulteriore elaborazione da parte mia, in attesa di essere usata per il post in questione (sempre con il tag #blog);

-nel taccuino 'ARCHIVIO' se la nota non serve al momento ma puo' essere utile in futuro per il blog (taggata #blog + #futuro).

Procedo in questo modo fino a che il taccuino Inbox non e' completamente vuoto e controllando poi che tutto quanto fatto sia confacente alle mie esigenze, che siano lavorative o personali.     (RIVEDERE)

Quando, successivamente, lavorando al blog, finisco di elaborare le note archiviate in 'Fare' queste vengono spostate definitivamente nel taccuino POSTx laddove 'x' sta per il numero in ordine crescente del post. 

I taccuini FARE e POSTx e ARCHIVIO, infine, sono riuniti nello stack BLOG. 




foto1



foto2





Come avevo già esposto sopra, mi sono ispirato al sistema GTD sposandone le logiche di base e cercando di estrapolare quanto si adatta meglio al mio modo di gestire le cose ricavandone in cambio maggiore efficienza e il raggiungimento degli obbiettivi che mi pongo di raggiungere.

Spero di essermi spiegato abbastanza chiaramente e di essere stato utile a qualcuno di voi.

Grazie per la vostra attenzione, a presto.




di Alessandro Proietti




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